Muốn đóng gói nhanh hơn thì phải biết mình đang nhanh chậm thế nào. Cách đo rẻ nhất: chọn một ca đóng hàng, bấm giờ và đếm số đơn hoàn thành trong mỗi giờ, ghi lại bảy ngày liền. Có con số rồi mới soi được năm điểm nghẽn quen thuộc trên bàn đóng gói: tìm size túi, in phiếu lẻ tẻ, dán băng dính, kiểm hàng sau khi đã dán, và đi lại lấy hàng.
Đếm đơn mỗi giờ: cách đo không tốn đồng nào
Nhiều anh chị nói bàn đóng gói của mình chậm nhưng không nói được chậm bao nhiêu, nên đổi gì cũng không biết có ăn thua hay không. Cách làm đơn giản như sau.
- Chọn một ca cố định, ví dụ 14h–17h, và giữ nguyên khung giờ đó suốt tuần để các ngày so được với nhau.
- Đếm đơn hoàn thành theo từng giờ, không đếm đơn đang làm dở. Một đơn tính là xong khi đã dán miệng túi, dán phiếu và xếp vào chồng chờ shipper.
- Ghi thêm ba cột phụ: số người đứng bàn, số đơn phải mở lại, và ghi chú sự cố như hết size, máy in kẹt, mất mạng.
- Không đổi gì trong tuần đầu. Tuần một là tuần đo nền. Đổi cách làm ngay từ đầu thì không còn mốc để so.
- Cuối tuần lấy trung bình đơn mỗi giờ mỗi người rồi nhìn giờ thấp nhất và giờ cao nhất. Khoảng chênh giữa hai giờ đó chính là chỗ nghẽn đang nằm.
Sang tuần thứ hai, sửa đúng một điểm nghẽn và đo lại y hệt. Mỗi tuần một thay đổi, không đổi nhiều thứ cùng lúc, vì đổi ba thứ một lúc thì không biết thứ nào có tác dụng.
Năm điểm nghẽn hay gặp và cách gỡ từng cái
| Điểm nghẽn | Dấu hiệu nhận ra | Cách gỡ |
|---|---|---|
| Tìm size túi | Mỗi đơn phải ướm thử, bới trong bao, có đơn mở ra đổi túi khác | Chốt hai đến ba size chính theo nhóm hàng, để mỗi size một khay riêng trong tầm tay, dán nhãn size lên khay |
| In phiếu lẻ tẻ | Cứ vài đơn lại chạy sang máy in, chờ máy, phiếu in ra lẫn lộn thứ tự | In gộp theo lô 20–30 đơn, xếp phiếu theo đúng thứ tự lấy hàng, hoặc dùng decal in nhiệt A6 100×150 và A7 100×75 để khỏi cắt dán |
| Dán băng dính | Tay phải với cuộn băng dính sau mỗi đơn, mép túi vẫn hở, tốn thêm kéo | Chuyển sang túi có dải keo dán sẵn: bóc giấy sáp, gập mép, miết một đường là xong, bỏ hẳn khâu băng dính |
| Kiểm hàng sau khi đã dán | Đơn nào cũng bóc ra soi lại, túi hỏng phải thay túi mới | Kiểm ngay lúc cho hàng vào túi, đối chiếu phiếu trước rồi mới dán; dán rồi là không mở lại |
| Đi lại lấy hàng | Người đóng gói rời bàn liên tục, đơn xong theo từng cụm rồi đứt quãng | Gom hàng theo lô trước khi bắt đầu ca, xếp sẵn cạnh bàn theo thứ tự phiếu, một người nhặt hàng và một người đóng nếu đủ nhân sự |
Cột dấu hiệu quan trọng không kém cột cách gỡ. Anh chị soi bảng này trong lúc đứng bàn một buổi, thấy dấu hiệu nào lặp nhiều nhất thì đó là điểm nghẽn nên sửa trước.
Đọc con số theo tuần để biết sửa có ăn thua không
Sau mỗi tuần, đặt bốn câu hỏi lên bảng ghi:
- Trung bình đơn mỗi giờ có nhích lên không? So tuần này với tuần nền, cùng khung giờ, cùng số người đứng bàn.
- Số đơn phải mở lại có giảm không? Đây là chỉ số nhạy nhất với việc chọn sai size và kiểm hàng sai nhịp.
- Giờ thấp nhất có kéo lên gần giờ cao nhất không? Bàn ổn định thì các giờ sát nhau, chênh lệch lớn nghĩa là vẫn còn chỗ tắc.
- Sự cố nào lặp lại từ tuần trước? Hết size túi lặp hai tuần liền là chuyện tồn kho chứ không phải chuyện thao tác.
Riêng chuyện hết size, mốc đặt lại nên tính từ số túi mỗi ký: 25×35 được khoảng 107 túi mỗi ký, 28×42 là 80, 32×45 là 65, 38×52 là 47, 45×60 là 35. Lấy số đơn trung bình mỗi tuần chia cho con số đó là ra số ký cần giữ. Hàng sẵn kho ở 3TH giao nội thành Hà Nội trong 24h, đi tỉnh 2–3 ngày, nên chỉ cần đặt lại trước khi chạm đáy vài ngày. Tính nhanh số kg và tiền tại công cụ tính giá theo size và số kg.
Bốn việc nên chuẩn bị trước khi bước vào tuần đo
- In sẵn bảng ghi bảy dòng dán ngay cạnh bàn, ghi tay nhanh hơn mở điện thoại.
- Thống nhất thế nào là một đơn xong với mọi người đứng bàn, để số liệu các ngày cùng một thước đo.
- Chuẩn bị đủ túi cho cả tuần đo, tránh việc hết hàng làm sai con số nền. Bàn nào hay tắc ở khâu dán thì đọc thêm bài so sánh thao tác gói cũ và gói bằng túi niêm phong.
- Dọn bàn trước ca: túi theo khay, phiếu theo lô, hàng theo thứ tự. Cách bố trí bộ ba túi, phiếu và máy in có trong bài bộ ba trên bàn đóng gói đơn COD.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ một người làm có cần đo không?
Có, và càng dễ đo vì chỉ một người. Anh chị chỉ cần đếm đơn hoàn thành mỗi giờ trong một ca, ghi bảy ngày. Một tờ giấy kẻ tay là đủ, không cần phần mềm gì.
Đo trong bao lâu thì đủ để tin con số?
Một tuần cho mốc nền, rồi mỗi lần sửa một điểm nghẽn lại đo thêm một tuần. Ngắn hơn thì ngày đơn nhiều ngày đơn ít sẽ làm lệch kết quả.
Nên sửa điểm nghẽn nào trước?
Sửa cái có dấu hiệu lặp nhiều nhất trong ca. Với phần lớn shop, khâu tìm size túi và khâu dán băng dính là hai chỗ gỡ nhanh và ít tốn kém nhất.
Đo xong mà thấy nghẽn ở khâu tìm size hoặc khâu dán, anh chị nhắn Zalo 0869.141.986 kèm mặt hàng và số đơn mỗi ngày, xưởng gợi ý bộ size nên giữ trên bàn. Muốn ước tính số kg và chi phí trước thì dùng công cụ tính giá.
