Quy trình đóng gói gọn cho shop bán đa kênh gồm sáu bước cố định: đơn từ sàn, Facebook và Zalo dồn về một hàng chờ, in phiếu bằng máy in nhiệt, lấy hàng theo phiếu, cho vào túi gói hàng PE đúng size, dán phiếu rồi quét bàn giao. Túi PE đứng ở bước bốn và là bước quyết định hai bước còn lại chạy nhanh hay chậm, vì chọn sẵn đúng size thì không phải bóc ra gói lại.
Sáu bước cố định cho một đơn, dù đơn về từ kênh nào
Shop bán một kênh thì quy trình nào cũng chạy được. Bán ba kênh cùng lúc mới lộ ra vấn đề: mỗi kênh một kiểu thông tin, mỗi kênh một kiểu phiếu, và người đóng gói phải nhớ quá nhiều thứ. Cách chữa là ép mọi đơn đi chung một đường.
- Gom đơn. Cuối mỗi đợt, anh chị mở lần lượt từng kênh và đưa tất cả đơn mới vào một danh sách duy nhất, không xử lý lắt nhắt từng đơn khi có thông báo.
- In phiếu. In cả loạt bằng máy in nhiệt, ví dụ Xprinter XP-420B với decal in nhiệt A6 khổ 100×150 hoặc A7 khổ 100×75. In xong xếp phiếu theo đúng thứ tự trong danh sách.
- Lấy hàng theo phiếu. Cầm cả xấp phiếu đi một vòng kệ, nhặt đủ hàng cho cả loạt rồi mới quay lại bàn. Đi một vòng cho nhiều đơn nhanh hơn đi nhiều vòng cho từng đơn.
- Cho vào túi đúng size. Đặt hàng vào túi PE đã chọn theo bảng size, ép bớt khí, bóc dải giấy sáp rồi miết mép keo từ giữa ra hai bên.
- Dán phiếu. Dán lên mặt phẳng nhất của gói hàng, không dán đè lên mép gấp, không để mã vạch nằm vắt qua chỗ gồ.
- Quét bàn giao. Quét từng gói khi giao cho bưu tá, đối chiếu số gói với số dòng trong danh sách ban đầu rồi mới ký.
Bảng bước, dụng cụ cần có và lỗi hay gặp
In bảng này dán lên tường cạnh bàn đóng gói là người mới vào làm cũng theo được.
| Bước | Dụng cụ | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| 1. Gom đơn | Máy tính hoặc điện thoại, một danh sách chung | Xử lý từng đơn theo thông báo, bỏ sót đơn chốt qua tin nhắn |
| 2. In phiếu | Máy in nhiệt, decal A6 100×150 hoặc A7 100×75, cuộn 500 tem | In lẻ từng tờ; đặt sai khổ decal nên phiếu bị cắt mất mã |
| 3. Lấy hàng | Kệ chia theo nhóm hàng, giỏ đựng | Đi lại nhiều vòng; lấy nhầm màu hoặc nhầm size sản phẩm |
| 4. Cho vào túi | Túi PE 3 lớp, 2–3 size để sẵn theo tầm tay | Chỉ dùng một size cho mọi đơn; nhồi sát mép nên không còn chỗ dán |
| 5. Dán phiếu | Phiếu đã in, mặt bàn phẳng | Dán lên chỗ nhăn, dán đè mép gấp, mã vạch bị gãy nếp |
| 6. Bàn giao | Máy quét hoặc điện thoại, danh sách đối chiếu | Không đếm lại số gói, thiếu đơn mà tối mới phát hiện |
Bước bốn là chỗ 3TH nghe khách kêu nhiều nhất. Để sẵn hai đến ba size trong tầm với, mỗi size một khay riêng, thì bước này không tốn thời gian chọn. Bảy size chuẩn chạy từ 17×30 đến 45×60 cm, số túi mỗi ký lần lượt là 184, 156, 107, 80, 65, 47 và 35; anh chị xem danh mục size để chốt bộ size cho bàn của mình.
Gom đơn ba kênh về một hàng chờ in phiếu
Đơn từ sàn đã có sẵn mã vận đơn, chỉ việc in. Đơn chốt qua Facebook hoặc Zalo thì chưa có gì cả, đây mới là phần hay rơi. Quy tắc để không rơi đơn: mọi đơn chốt tay đều phải được tạo vận đơn và có mã trước khi ra bàn đóng gói, không có mã thì không gói.
Với đơn nhắn tin, anh chị chốt đủ bốn mục ngay trong hội thoại rồi mới tính là đơn: tên hàng và phân loại, số lượng, địa chỉ đầy đủ có số điện thoại, và hình thức thanh toán. Thiếu một mục là đơn nằm lại hàng chờ, không đẩy sang bước in phiếu.
Đơn COD cần thêm một nhịp nữa vì tiền thu hộ ghi sai là mất công cả hai bên. Bộ dụng cụ và cách bố trí bàn cho đơn COD được nói kỹ trong bài bộ ba trên bàn đóng gói COD.
Tự đếm một buổi để biết quy trình đang tắc ở đâu
3TH không đưa ra con số chung, vì mỗi shop một kiểu hàng và một kiểu kho. Anh chị tự đo trong một buổi làm là ra:
- Ghi giờ bắt đầu và giờ kết thúc của buổi đóng gói, đếm số đơn đã ra, chia hai con số cho nhau để có thời gian trung bình mỗi đơn.
- Gạch một vạch mỗi lần phải quay lại kệ vì thiếu hàng. Vạch nhiều nghĩa là bước ba đang làm sai, không phải người làm chậm.
- Gạch một vạch mỗi lần phải in lại phiếu. Nhiều vạch thì xem lại khổ decal và cài đặt máy in.
- Gạch một vạch mỗi lần phải bóc túi ra gói lại vì sai size. Đây là vạch quy thẳng ra tiền, vì mỗi lần là hỏng một chiếc túi.
- Làm lại phép đếm này sau khi đổi cách làm khoảng hai tuần, so hai lần đo với nhau.
Muốn giảm số vạch ở dòng cuối, cách nhanh nhất là đo gói hàng lớn nhất shop hay gửi rồi chốt lại bộ size. Bài so thao tác giữa gói kiểu cũ và gói bằng túi niêm phong có phần bố trí bàn khá hợp để đọc cùng.
Câu hỏi thường gặp
Máy in đơn Xprinter XP-420B dùng khổ decal nào?
Máy in nhiệt này dùng giấy decal in nhiệt tự dính, phổ biến là khổ A6 100×150 mm cho phiếu giao hàng đầy đủ và khổ A7 100×75 mm cho phiếu ngắn. Mỗi cuộn decal 500 tem.
Nên để sẵn mấy size túi trên bàn đóng gói?
Hai đến ba size là đủ cho phần lớn shop. Chọn một size cho đơn nhỏ, một size cho đơn thường gặp nhất và một size dự phòng cho đơn nhiều món. Nhiều hơn thì bước chọn túi lại mất thời gian.
Đơn từ sàn và đơn chốt qua Zalo có cần túi khác nhau không?
Không. Cùng một loại túi gói hàng PE, khác nhau chỉ ở chỗ đơn sàn có sẵn mã vận đơn còn đơn chốt tay phải tạo vận đơn trước. Size túi chọn theo món hàng, không theo kênh bán.
Chốt xong bộ size cho bàn đóng gói, anh chị nhắn Zalo 0869.141.986 kèm các size cần lấy và số kg dự kiến, xưởng báo lại đơn giá theo bậc cùng số cuộn. Cần biết trước con số thì nhập tại công cụ tính giá.
